短期大学で「秘書概論」の授業をしました。
今回 学ぶ秘書の業務は「コーディネート業務」です。
この「コーディネート業務」にあたる業務は、「出張業務」「会議・会合業務」「行事・イベント業務」の三つです。
秘書にとって、日常的に特に多い業務としては、「出張」と「会食」のコーディネートが挙げられます。
まず、出張をコーディネートする際には、事前に手配が必要な移動手段や宿泊先、同行者の有無などを確認し、漏れなく手配を行います。
また、会食の手配については、席次やメニュー、手土産の手配など、会食の目的や参加者の年齢や立場などを考慮し、コーディネートを行うことが求められます。
なかでも手土産の手配に関しては、先方の嗜好や家族構成、賞味期限な考慮しますが、コロナ禍においては、個包装の品を選ぶなど、さらなる配慮が必要です。
いずれにせよ、コーディネート業務は、事前の準備が結果に大きく影響を及ぼしますので、漏れなく、怠りなく行うことが重要です。
次回の授業では、「秘書とパーソナリティ」について学びます。