短期大学で「秘書概論」の授業をしました。
本日のテーマは「秘書とタイムマネジメント」です。
上司にとって時間は大事なビジネスの資源であり、その時間を預かる秘書は、限られた上司の時間を最大限に有効に活用するという意識が必要です。
つまり、秘書にとってのタイムマネジメントとは、「時間」を管理するのではなく、「行動」を管理することであり、引いてはボスの成果を管理するということにつながります。
まず、秘書の仕事の特徴として、至急といわれる仕事がいくつも重なることが挙げられます
そのため秘書は、いくつもの仕事を同時並行で行う「マルチタスク」の働き方が求められます。
具体的には、いくつものケースを先読みする「複眼の先読み」や、最短で最大の成果をめざす「ゴールからの逆算」といった時間のマネジメントが必要です。
また、押し寄せる仕事にきちんと優先順位をつけながら、手許にある仕事をできるだけ「前倒し」し、効率よく仕事を仕上げていくことも重要です。
このように秘書は、上司をサポートするにあたり、情報と共に時間をマネジメントする能力が非常に問われる仕事だといえます。
次の授業は「秘書の働き方と社会の変化」です。