短期大学で「秘書概論」の授業をしました。
今回 学ぶ秘書の業務は「コーディネート業務」です。
この「コーディネート業務」にあたる業務は、「出張業務」「会議・会合業務」「行事・イベント業務」の三つです。
秘書にとって、日常的に特に多い業務としては、「出張」と「会食」のコーディネートが挙げられます。
まず、出張業務ですが、役員は出張先でさまざまな会議や会合、宴席やパーティなどに出席する機会も多いため、予め想定されるスケジュールに応じて、細やかな事前準備を行います。
また、会食のコーディネートを行う際は、日程や参加者の調整、席次やメニューの決定、会場の予約から手土産の手配など、会食の目的や参加者の年齢や立場などを考慮し、コーディネートを行うことが求められます。
なかでも手土産の手配に関しては、先方の嗜好や家族構成、賞味期限などを配慮し手配を行いますが、本講義では、手土産の渡し方や渡すタイミングについても演習を行いました。
いずれにせよ、コーディネート業務は「事前の準備が８割、当日が２割」といわれるように、事前の準備を怠りなく行うことが重要です。
秘書の業務については最後となる次回の授業では、「経営管理業務」について学びます。