短期大学で「秘書概論」の講義をしました。

今回 学ぶ秘書の業務は、「情報ネットワーク業務」です。

この「情報ネットワーク業務」にあたる業務は、「スケジューリング(日程管理)」と「文書業務」の二つです。

まず、秘書のスケジューリング業務においては、単に日程や時間を管理するだけでなく、上司の貴重な時間を最大限に活かし、仕事を組み立てていくことが重要です。

具体的に注意すべきこととしては、上席者のスケジュールに下位の者が合わせること、また、変更やキャンセルになったスケジュールは完全に消去せず、痕跡を残すことなどが挙げられます。

また、スケジュールを組み立てる際には、移動手段だけでなく移動時間も考慮し、経費や手配物、同伴者の有無などについても確認し、手配することが必要です。

次に、秘書が行う「文書業務」の特徴としては、機密性の高い文書を取り扱うこと、また、その数が膨大であることなどが挙げられます。

そのため、秘書が行う文書業務には、文書作成や文書の取り扱いに関する幅広い知識と、高いスキルが求められます。

特に、儀礼文書を作成する難しさと、作成の際の具体的なポイントについては、演習を通して、皆さんに体験していただいた通りです。

次の講義では、秘書が行う「総務・庶務的業務」について学びます。