短期大学で「秘書概論」の講義をしました。

今回学ぶ秘書の業務は、「人的ネットワーク業務」です。

この「人的ネットワーク業務」にあたる業務は、「社内外の連絡・調整」と「来客応対」「電話応対」の三つです。

秘書は上司をめぐる社内外の人的ネットワークの中心にいて、さまざまなツールを使い分けながら、実に多くの相手と、連絡や調整、時には交渉などを行いますが、組織のトップを補佐する秘書は、VIP(会社にとっての重要人物)対応が多いのが特徴です。

秘書が行う来客応対や電話応対は会社のイメージにも大きな影響を与えるため、より積極的な応対(応接処遇=接遇)や臨機応変な応対、さらには、気がきく応対などが求められます。

来客応対において重要なことは、お客様の「個人情報」と「アポイントの有無」「来意」の3点をまず確認し、席次のルールを踏まえたご案内をすることです。

また、電話応対については、電話応対ならではの言葉遣いやフレーズを身につけた上で、迅速かつ丁寧であることに加え、状況に応じた配慮のある対応が必要です。

次の講義では、秘書が行う「情報ネットワーク業務」について学びます。