大手総合病院で、秘書の皆さまを対象とした「タイムマネジメント研修」を担当しました。

秘書の基本編から始まった本研修も3年目を迎え、医療とマネジメントを職務とするドクターを補佐するプロフェッショナルな秘書をめざし、より高い専門性を学ぶ本研修には、約30名の秘書の皆さんが参加されました。

当然なことながら、秘書は自分の時間をマネジメントするだけでなく、ボスの貴重な時間を預かりマネジメントする訳ですから、ある意味では、ボスの仕事そのものを組み立てているともいえます。

とはいえ、秘書はボスのスケジュールを組み立てると同時に、それに伴って発生する自分自身のスケジュールも抱えている訳ですから、ふたつの時間軸をもって仕事をすることになります。

そもそも秘書は、変化の多いボスの仕事に対応するため、常に「臨機応変」が求められます。また、ひと通りではなく、様々なパターンを「先読み」し、手許の仕事は、できる限り「前倒し」しながら、ボスが、効率的に多くの成果をあげられるよう補佐しなければなりません。

そのため、秘書にとってタイムマネジメントは、情報マネジメントや上司との人間関係構築術と共に、非常に重要なスキルだといえます。

そこで、今回の研修では、多くの「ケースメソッド」と「ロールプレイ」を通して、「アポイントアレジメント術」や「スケジューリング術」を学ぶと共に、「複数のスケジュールを調整する際の優先順位のつけ方」や「人間関係を考慮したアポイントメントの取り方」などを学びました。

研修の終了後に主催者が回収されたフィードバックシートによると、満足度は100%。また、受講者からは、「具体的な方法や考え方がわかったので、業務に活かしたい」「研修の中で実際に聞いた講師の言い回しやフレーズが、非常に参考になった」などのコメントが寄せられました。皆様のさらなるご活躍を期待しています。

2016.1.30