6月といえば、株主総会が最も多く開催される月ですので、5月から7月にかけては、秘書は、一年で一番慌ただしい緊迫した時期を迎えます。

そして、総会前のこの時期に、秘書が気を遣う悩ましいことといえば、役員人事に関する「内定と就任」があります。

秘書は、取引先などの関係企業の役員人事に関して内定発表が出たり、正式に就任されたというタイミングで、スピーディに、最も適切な対応をしなければなりません。

例えば、派閥があったり、人間関係が複雑な企業(組織)の場合は、「ご内定お祝い」の電報やお品は、会社ではなく、あえて自宅に送ったりします。

これは、昇格しなかった相手の心理や、その相手との今後のビジネスの関わりなどを考慮して、人間関係を円滑に運ぶための知恵であり、ビジネス上の大事な戦略でもあります。

また、ひとたび内定が出れば、その人事が白紙になることは滅多にありませんが、万が一 その危険がありそうな場合は、内定の段階では、あえて何の対応もしない場合もあります。

つまり、人事に関する秘書の仕事は、ケースバイケースの「臨機応変」が常であり、ある意味では、水面下の情報をいかに正確に、他社よりも早く収集できるかという「情報戦」でもあるのです。

このように、秘書の仕事は、その職務の性格上 不透明な部分も多く、他部署の人からは、高層ビルの上層階の少し隔離された場所で、いったい何をしているのかわからないと言われる職種でもあります。

ですので、今後は、以外と知られていない秘書の仕事についてもご紹介したいと考えています。

2014.12.27(21)