先日、立ち寄ったコンビニで、「伝え方必殺スキル！」というタイトルが目にとまり、ある雑誌を購入しました。
昨今、コミュニケーションに関する出版物は数え切れないほど発刊され、コミュニケーションに関する研修は、ますます増加の傾向にあります。
現に 私の場合も、秘書業務のみならず、営業や接客も行っていた 管理職の秘書というキャリアも手伝って、コミュニケーションに関する研修の依頼は増えています。
では、なぜコミュニケーションの研修に、秘書のスキルが求められるのでしょうか。
それは、秘書が行うコミュニケーションに、３つの特徴があるからだと 私は考えています。
そこで、ここからは、その３つの特徴を紹介したいと思います。
まず、一つ目の特徴は、秘書が行うコミュケーションは「人間関係を築く」ということです。
秘書は、ボスの補佐役として、社内外を問わず、立場や年齢を問わず、どのような時でも、どのような相手とでもコミュンケーションをとらなければならず、その数は膨大で、内容はさまざまです。
また、一期一会の相手であっても、継続的な人間関係を築かなければならない相手であっても、補佐役である秘書のコミュニケーションが、ボスの仕事にも大きな影響を及ぼし、ひいては 社の評価にも繋がります。
「あの秘書ならば大丈夫」「あの秘書ならば 何とかしてくれる」と、縁した全ての方々から信頼される人間関係を築くことができなければ、秘書の仕事は成り立たないのです。
二つ目の特徴は、秘書が行うコミュンケーションは「臨機応変である」ということです。
もちろん、秘書の仕事がすべて流動的という訳ではありませんが、経営陣のビジネスのスピードは驚くほど速く、その動きは 常に変化の連続で、予定はあくまでも予定でしかありません。
来客の予定があっても、緊急事態が起これば 瞬時に全てを仕切り直さなければいけませんし、ボスの動きによっては、多忙なビジネスの相手の時間を、急遽 確保したりと、一日の予定が様変わりすることは珍しくありません。
ですが、そのような場合のコミュニケーションの取り方については、当然ながらマニュアルはなく、全て秘書の判断とスキルで乗り切るしかないのです。
このように、秘書は、常に時間と戦いながら、予測不可能な事態であっても、次から次へと対応しなければならないため、臨機応変なコミュニケーションのスキルを身につけざるを得ないという訳です。
三つ目の特徴は、秘書が行うコミュンケーションは「手段を使い分ける」ということです。
秘書は、日常業務の中で、会うことに始まり、文書やメール、電話といったさまざまなコミュ二ケーションツールを使い分けながら、多くの相手と 多様なコミュニケーションをとります。
特に、日本のビジネス社会では、上下関係や 相手との関係性を非常に重視しますので、どのような時に、どのような手段でコミュニケーションを取ることが一番ベストな方法なのかを熟知していなければ、ボスの人間関係を 一瞬にして崩壊させてしまいます。
このように、秘書が身につけているコミュニケーションのスキルには、いくつかの特徴があります。
そして、それらは、秘書や、それに類する職種の方だけに必要とされるものではなく、視点や切り口を変えることで、多くの企業や、個人が抱えるさまざまな課題やニーズに 応えることができるのではないかと 私は感じています。
そこで、今後はさらに、秘書のもつコミュニケーションの力を、さまざまな形にアレンジし、展開、発信することで、ビジネスパーソンを始めとする 多くの方々のお役に立つことができればと考えています。