本年も年度末を迎え、役員人事や人事異動と、何かと慌ただしくなってきました。

年度末、年度初めは、株主総会の頃に次いで役員人事が多いため、秘書もこの時期は、退任や就任のご挨拶におみえになるお客様の対応に追われます。

アポイントメントを取っておみえになる方、敢えて、アポイントをおとりにならずに、「社長がお手すきならば、ご挨拶だけさせていただければ...」とおみえになる方。

そして、最近では、会えないことも含んだ上で「それでは、名刺だけお渡しください。」というスタイルも増えているようです。

そのような場合、秘書は、何十枚、何百枚ものお名刺をお預かりしますが、忙しいボス同志が、外の会合でばったりお会いになった際「おみえになったことを聞いてなかった」ということがないよう、タイムラグなく、ボスにサウンドできるかどうかは、秘書のコミュニケーション能力が問われるところです。

ちなみに、退任や就任に限らず、このような「名刺でご挨拶」という場合に便利なのが、名刺サイズのカードと封筒。

先方の名前を書いた封筒に、数行のコメントを書いたカードを添えて名刺を渡せば、間違われることも少なく、スピーディーに先方の手許に渡る可能性が高く、何よりも心が伝わります。

仕事は効率的に、かつ 価値的に...ボスにも秘書にも、一石二鳥の便利グッズです。

2014.3.28