5回に亘り開催された秘書研修の最終回は、「会議・会合 対応力スキルアップ研修」です。

今回の内容は、秘書実務の中でも「会議・会合に関する実務(Meeting Arrangements)といわれる分野です。

まず「会合運営の基本」として、上司が諸会合に一般客として出席する場合、上司が来賓として出席する場合、さらには、上司が諸会合のホストを務める場合など、さまざまなスタイルがありますが、まずは、諸会合における秘書の役割と、事務局の役割と業務の流れについて学びました。

また、諸会合の運営における秘書の大事な役割として、「来賓(VIP)対応」があります。

秘書が担当する主な業務としては、設営、進行に関する業務や、来賓のスケジュール調整、お出迎えからお見送りまでのアテンド、食事や茶菓の接待、謝礼金の手配などがあります。

また、諸会合と連動することの多い「会食・接待に関する業務」については、接待のアレンジのポイントや、接待の案内状の作成のポイント、また関連事項として、アポイントメントの取り方と受け方についても学びました。

「秘書」という仕事は、諸会合の対応ひとつとってもそうですが、ボスによって、また個人の力量によって、任される仕事内容はさまざまですが、キャリアアップをめざすのであれば、今以上の知識や技能を身につけることで、さらに上司の信頼を勝ち取りながら、ひとつ、ひとつ業務範囲を拡げていくことが重要です。

今回の研修を受講された秘書のみなさまが、影の守りに徹することを我が喜びとしながら、プロフェッショナル・セクレタリーとして、さらに、さらにご活躍されますことを心より祈っています。

田中志保,プロ・セック,pro-sec,研修、秘書,セクレタりー,秘書実務,スキルアップ,ミーティングアレンジメント,会合運営,