短期大学で「秘書概論」の授業をしました。
本日のテーマは「秘書とタイムマネジメント」です。
秘書は業務上、上司の限られた貴重な時間を預かり、その時間を最大に効率的に、効果的に使いながら成果を上げ続けなければなりません。
言い換えれば、秘書が「上司の時間」をマネジメントするということは、「上司の行動」をマネジメントすることであり、引いては、「上司の仕事」をマネジメントする存在であるともいえます。
そのため、秘書自身もいくつもの急ぎの仕事を同時並行で行う「マルチタスク」の働き方が求められます。
そこで必要となるのが、いくつものケースを先読みする「複眼の先読み」や、仕事を逆算しながら最短で最大の成果をめざす「ゴールからの逆算」という仕事の仕方です。
また、押し寄せる仕事に正しく優先順位をつけながら、手許の仕事をできるだけ「前倒し」で行うことも、生産性向上のためには重要です。
このように、秘書は上司を補佐するために、情報だけでなく、時間をマネジメントする能力が必要不可欠だといえます。
年内最後の次の授業は、「秘書の働き方と社会の変化」です。