短期大学で「秘書概論」の講義をしました。
本日の講義は「秘書とタイムマネジメント」です。
ボスにとって時間は大事なビジネスの資源であり、その時間を預かる秘書は、限られたボスの時間を最大限に有効に活用するスキルを身につけなければなりません。
つまり、秘書にとってのタイムマネジメントとは、時間を管理するのではなく、行動を管理することであり、引いてはボスの成果を管理することに他なりません。
そもそも秘書は、いくつもの仕事が押し寄せたり、至急の仕事が重なった場合でも対処しなければならないため、いくつもの仕事を同時並行で行う「マルチタスク」の働き方が求められます。
また、秘書はいくつものケースを先読みする「複眼の先読み」や、最短で最大の成果をめざす「ゴールからの逆算」が必要です。
さらには、「仕事の前倒し」をすることで、ボスのスケジュールに空白を生み、いざという時に備えるリスクマネジメントも重要です。
このように秘書は、「情報」と共に「時間」を効果的にマネジメントしながら、ボスのサポートに徹する訳です。
2020年の最初の講義となる次回は、「秘書の働き方と社会の変化」です。